Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nos sites de Six-Fours et La Ciotat.

Le poste est divisé sur deux sites, dont les déplacements sont obligatoires et font partie intégrante du poste :

2 jours par semaine sur le site de Six-Fours

2 jours par semaine sur le site de La Ciotat

1 jour par semaine en télétravail (sur accord du manager à l’issue de la période d’essai)

 

Vos missions :

• Gestion administrative et financière : contrôle et validation des notes de frais et des frais généraux des deux sites, vérification des imputations et soutien ponctuel aux Achats pour les commandes en ligne.
• Gestion des locaux : suivi de l’entretien des bâtiments et des prestataires, recherche et coordination des interventions de réparation, gestion des contrats et des contrôles annuels (APAVE, extincteurs, etc.).
• Gestion des déplacements : organisation des trajets et hôtels des freelances et gestion des imprévus ou changements de dernière minute.
• Gestion du parc automobile : suivi des assurances, révisions, maintenance, propreté et bon fonctionnement des 2 véhicules.
• Achats et intendance : gestion des consommables et fournitures du quotidien (café, savon, vaisselle, etc.), envoi de recommandés et petits colis.
• Onboarding : s’assurer que le matériel et l’environnement de travail sont prêts à l’arrivée des collaborateurs (bureau, ordinateur, écran, chaise, casque…).
• Vie des sites : organisation des BBQ et événements internes, gestion de l’intendance lors des réunions importantes (repas, viennoiseries…).
• Accueil : accueil sur une partie du temps de travail, réception des visiteurs, livreurs, prestataires et autres personnes extérieures à l’entreprise.
• D’autres missions pourront vous être proposées en fonction des différents besoins.  

Vous disposez d’une première expérience en tant qu’Office Manager, idéalement dans un même type de structure et avec les mêmes responsabilités.

Vous êtes autonome, réactif(ve), souple et vous avez le sens de l’écoute. Vous devrez gérer plusieurs sujets en parallèle et vous adapter aux différentes problématiques rencontrées au quotidien.

 

La mobilité entre les deux sites est indispensable. 

Exail is a leading high-tech industrial group specializing in cutting-edge robotics, maritime, navigation, aerospace and photonics technologies. With a strong entrepreneurial culture, Exail delivers unrivaled performance, reliability and safety to its civil and defense clients operating in severe environments. From the deep sea to outer space, Exail expands their capabilities with a full range of robust in-house manufactured components, products and systems. Employing a workforce of 2000 people worldwide, the company benefits from a global footprint and conducts its business in over 80 countries. Exail was formed by ECA Group and iXblue joining forces in 2022. It is a subsidiary of Exail Technologies, a family-owned company specialized in high-technology.