Dans le cadre du développement de nos activités, nous recherchons un(e) Office Manager pour renforcer les équipes sur nos sites de Six-Fours et La Ciotat.

Le poste est divisé sur deux sites, dont les déplacements sont obligatoires et font partie intégrante du poste :

2 jours par semaine sur le site de Six-Fours

2 jours par semaine sur le site de La Ciotat

1 jour par semaine en télétravail (sur accord du manager à l’issue de la période d’essai)

 

Vos missions :

• Gestion administrative et financière : contrôle et validation des notes de frais et des frais généraux des deux sites, vérification des imputations et soutien ponctuel aux Achats pour les commandes en ligne.
• Gestion des locaux : suivi de l’entretien des bâtiments et des prestataires, recherche et coordination des interventions de réparation, gestion des contrats et des contrôles annuels (APAVE, extincteurs, etc.).
• Gestion des déplacements : organisation des trajets et hôtels des freelances et gestion des imprévus ou changements de dernière minute.
• Gestion du parc automobile : suivi des assurances, révisions, maintenance, propreté et bon fonctionnement des 2 véhicules.
• Achats et intendance : gestion des consommables et fournitures du quotidien (café, savon, vaisselle, etc.), envoi de recommandés et petits colis.
• Onboarding : s’assurer que le matériel et l’environnement de travail sont prêts à l’arrivée des collaborateurs (bureau, ordinateur, écran, chaise, casque…).
• Vie des sites : organisation des BBQ et événements internes, gestion de l’intendance lors des réunions importantes (repas, viennoiseries…).
• Accueil : accueil sur une partie du temps de travail, réception des visiteurs, livreurs, prestataires et autres personnes extérieures à l’entreprise.
• D’autres missions pourront vous être proposées en fonction des différents besoins.  

Vous disposez d’une première expérience en tant qu’Office Manager, idéalement dans un même type de structure et avec les mêmes responsabilités.

Vous êtes autonome, réactif(ve), souple et vous avez le sens de l’écoute. Vous devrez gérer plusieurs sujets en parallèle et vous adapter aux différentes problématiques rencontrées au quotidien.

 

La mobilité entre les deux sites est indispensable. 

Exail est une entreprise industrielle de haute technologie spécialisée dans les technologies de pointe en robotique, maritime, navigation, aérospatiale et photonique. Dotée d'une forte culture entrepreneuriale, Exail offre des performances, une fiabilité et une sécurité inégalées à ses clients civils et militaires opérant dans des environnements difficiles. Des profondeurs de la mer à l'espace, Exail étend ses capacités grâce à une gamme complète de composants, de produits et de systèmes robustes fabriqués en interne. Employant 2000 personnes dans le monde, la société bénéficie d'une empreinte mondiale et exerce ses activités dans plus de 80 pays. Exail est née de l'union des forces du groupe ECA et d'iXblue en 2022. C'est une filiale d'Exail Technologies, une entreprise familiale spécialisée dans la haute technologie.